14 Tem Noterlik İşlemlerinin Elektronik Ortamda Yapılması Hakkında Yönetmelik Yayımlandı
Noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasına, saklanmasına, paylaşılmasına ilişkin usûl ve esasları belirleyen yönetmelik, 11 Temmuz 2015 tarih ve 29413 sayılı Resmi Gazete’de yayımlandı.
Tamamen Elektronik Ortamda Yapılabilecekler
1/3/2016 tarihinde yürürlüğe girecek yönetmelik ile, düzenleme şeklinde olmayan veya irade beyanının noter huzurunda alınması gerekmeyen işlemler, T.N.B.B.S (Türkiye Noterler Birliği Bilişim Sistemi) üzerinden e-imza (güvenli elektronik imza) ile başlatılıp, bu şekilde tamamlanabilecek. Belgenin düzenlenmesi de dâhil tüm aşamalar elektronik ortamda yapılacak. İşlem, noterlik ücretleri, vergi, harç ve diğer giderlerin tahsil edilmesi ile tamamlanacak.
Elektronik Ortamda Yapılamayacaklar
Kanunların resmî şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukukî işlemler ile teminat sözleşmeleri e-imza ile gerçekleştirilemeyecek.
Elektronik Ortamda Başlatılıp, Noter Huzurunda Tamamlanacaklar
Düzenleme şeklinde yapılması gereken işlemler ile irade beyanlarının alınmasına ilişkin işlemlerin noter huzurunda yapılması gerekecek. İlgililer huzurda olmadan e-imzalarını kullanarak T.N.B.B.S’ye girerek işlem hazırlıklarını başlatabilecek, ancak işlem noter huzurunda tamamlanacak. Bu işlemler sırasında işleme katılanlar ve noter, e-imzalarını T.N.B.B.S sistemi üzerinde kullanacaklar.
İşlemlerin Saklanması
İşleme katılanların tamamının e-imzası ile elektronik ortamda yapılan bir işlem için talep edilmedikçe fizikî olarak belge düzenlenmeyecek ve bu işleme ilişkin olarak elektronik ortam dışında bir saklama yapılmayacak. Bu kayıtlar iş sürekliliği ve bilgi güvenliğine ilişkin uluslararası kabul görmüş standartlara uygun olarak, yedekli ve güvenli bir şekilde saklanacak.
Diğer noterlik işlemlerinde ise işleme ait belgenin imzaya açılan son hâli noter tarafından e-imza ile imzalanarak T.N.B.B.S’ne kaydedilecek. Belgenin ilgililerce imzalı hâli ise Noterlik Daireleri Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre saklanacak.
İşlemlerin Paylaşılması
İşleme katılanların tamamının e-imzası ile yapılan işlemlere ilişkin bilgi ve belgeler, gerektiğinde noterler ile diğer kişi ve kurumlarla paylaşılabilecek.
El ürünü imza ile hazırlanıp, e-imza ile T.N.B.B.S’ne kaydedilen işlemlere ilişkin bilgiler de gerektiğinde noterler ile diğer kişi ve kurumlarla paylaşılabilecek. Birlik, noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılması sırasında kişisel verilerin korunması ve bilgi güvenliğinin sağlanması için gerekli tedbirleri alacak.
İlgilinin Talebiyle Belgenin Gönderilmesi veya Paylaşılması
İlgilisi tarafından bir belgenin üçüncü kişi ile elektronik ortamda paylaşılmasının istenmesi durumunda; belge, gerekli ücretlerin ödenmesi koşuluyla;
- Üçüncü kişinin K.E.P (Kayıtlı Elektronik Posta) adresine gönderilebilecek,
- Üçüncü kişinin Birlik tarafından bilgi ve belge paylaşımı için protokol imzalanan bir kurum veya kuruluş olması durumunda ilgili protokol hükümleri çerçevesinde belgeye erişim sağlanacak,
- İlgiliye erişim kodu verilerek, bu kod ile T.N.B.B.S üzerinden erişimi sağlanacak.
Bu yöntemlerden biri veya birkaçı ile paylaşılabilecek.
Aşağıdaki işlemler, T.N.B.B.S üzerinden güvenli e-imza ile ilgililer noter huzurunda olmadan yapılabilecek.
- Çevirme işlemleri,
- Tescil işlemleri,
- Tespit işlemleri,
- Örnek verme işlemleri,
- Defter onayları,
- İmza onaysız ihtarname ve ihbarname.
EK : NOTERLİK İŞLEMLERİNİN ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILMASI HAKKINDA YÖNETMELİK – RESMİ GAZETE